5 step per costruire la car policy aziendale

Come costruire la car policy aziendale? Se è vero che non esiste una ricetta universale, è altrettanto vero che vi sono alcuni passaggi comuni in tutte le aziende. Scopriamo insieme quali sono e in cosa consistono!

Stabilisci gli obiettivi

Ogni car policy aziendale è diversa dall’altra ed è il risultato di fattori precisi, in primis la policy generale, che può essere più o meno orientata alla sostenibilità, le esigenze di spostamento e le necessità di saving. Per questo, come prima cosa, occorre stabilire gli obiettivi della car policy aziendale insieme ai vertici della società che possono voler puntare al raggiungimento di un determinato tetto in termini di emissioni oppure, specie nelle pmi, alla riduzione dei costi di esercizio. Tieni presente che gli obiettivi sono strettamente connessi al business dell’impresa e che la car policy aziendale, in questo senso, è lo specchio dei principi e della filosofia dell’azienda. A tutto ciò si lega anche la scelta della formula d’acquisizione più conveniente, che può essere il noleggio a lungo termine, piuttosto che la proprietà abbinata al Fleet Management.

Definisci una struttura

La struttura della car policy aziendale può essere più o meno articolata a seconda della complessità dell’organigramma. Un’impresa con tanti dipendenti che occupano posizioni diverse (amministratori, dirigenti, forza vendita) è bene che abbia un documento diviso in fasce di assegnazione, ad ogni fascia corrispondono determinate categorie di auto o veicoli. Inoltre, la car policy aziendale può essere chiusa, quando ha un numero limitato di modelli scelti dai Fleet Manager, oppure aperta (o user chooser), quando il driver può scegliere tra diversi veicoli. Infine, a seconda delle esigenze, ci sono essere le auto in pool, vale a dire quelle utilizzabili da tutti i dipendenti per gli spostamenti lavorativi.

Esplicita i criteri con trasparenza e chiarezza

All’interno della car policy aziendale devono essere esplicitate con trasparenza e chiarezza le caratteristiche della flotta: quali sono i dipendenti che hanno diritto all’auto aziendale in fringe benefit e quali al veicolo da utilizzare per lavoro? Quali sono le procedure di utilizzo e di restituzione del mezzo? E le deroghe e/o le sanzioni in caso di comportamenti non corretti da parte dei driver? I criteri possono poi prevedere variabili come, ad esempio, la diversificazione per livelli delle norme che sottendono all’assegnazione di un’auto aziendale.

Scegli i veicoli più adatti alle esigenze dei driver

Meritano un capitolo a parte la scelta dei veicoli da inserire in car policy. Come scegliere quelli giusti? Per gli spostamenti in città l’ideale è una sportiva compatta, mentre per chi percorre tanti chilometri in autostrada Suv e station wagon sono la soluzione più gettonata. Per ridurre l’impronta di CO2 e migliorare l’immagine aziendale punta tutto sull’elettrico o sul plug-in ibrido. Anche per quanto riguarda la ricchezza degli equipaggiamenti tutto dipende dalle necessità dei driver, fermo restando i più elevati standard in termini di tecnologia, sicurezza e affidabilità.

Rendi completa la car policy aziendale

Per rendere più completa la car policy aziendale puoi decidere di inserire alcuni informazioni utili al driver che riceve la car policy per conoscenza e accettazione. Ad esempio: come gestire le auto in caso di lunga assenza del dipendente, la metodologia da adottare per acquisire le vetture, la copertura assicurativa, la modalità di gestione delle multe e dell’addebito ai driver.